Как все успеть?

КАК ВСЕ УСПЕТЬ?

У меня, наверное, всегда так было – множество проектов происходит одновременно. Для меня яркий пример – это мой последний курс в магистратуре КНЕУ. День приблизительно выглядел так – первая половина дня на практике в госучреждении – между обычными для практиканта заданиями «принеси, подай, отксерь» нужно было еще успеть собрать материалы для дипломной магистерской работы и успеть набрать пару страниц, после обеда – в другом конце города – я читала пары по экономике студентам другого ВУЗа,  в 10 вечера – бежала в общежитие, переодевалась и с друзьями шли клеить агитплакаты в Соломенском районе города – как раз шли очередные выборы. Клеили до 6 утра, час на отмывку от клея, час поспать, и вновь по кругу. Я тогда я была уверена, что в Киеве все так живут. 

Я потом еще долго удивлялась, когда проводила собеседования, будучи уже директором компании, когда  приходили претенденты в 22 года не имея за спиной даже месяца опыта работы. Хоть какой-то работы. На мой удивленный вопрос, ответ был примерно такой – «все время посвящали учебе». У меня даже мысль появлялась периодически, что это я к учебе несерьезно относилась. Но красный диплом и рекомендация в аспирантуру ободряли меня – да нет, все нормально.

Уже гораздо позже, обучаясь у разных тренеров, читая умные книги по личной эффективности, я поняла, что неосознанно использовала те самые «инструменты высокоэффективных людей». Хочу поделиться ими и с вами.

Делайте работу сразу. Есть такое понятие – двойная работа. Хотя у большинства – она по итогу становится иногда и «пятикратной». Как это? Ну, например, к вам пришло письмо на почту, вы его открыли, почти прочитали, практически обдумали,  уже придумали, что на это письмо  ответить и переходите к следующему – с мыслью «отвечу потом». Что происходит далее – «потом» вы опять открываете это письмо, заново его читаете, вспоминаете, что вы хотели ответить и, в лучшем случае – отвечаете, в худшем – решаете отложить еще раз. Вот так одна и та же работа вместо 20 минут заняла у вас 2 раза по 20 минут. Любую работу, которая пришла к вам и вы уже наполовину сделали – доделайте прямо сейчас – сэкономьте силы и время.

Доводите дела до конца. Я это называю «завершать циклы». Очень много сил и внимания у нас забирают незавершенные циклы. Например, сдать отчет – это цикл, позвонить маме – это тоже цикл, отдать туфли в ремонт, подготовить презентацию… Наш разум периодически прокручивает эти «файлы» в голове, чтобы ничего не забыть. И вместо того, чтобы направлять нашу энергию на творчество, мы ее направляем на удержание в голове этих «незавершенок». В этом случае есть два пути – или завершить цикл – дописать этот злосчастный отчет, или «заархивировать» его – выписав на бумагу. Я это называю – СПА для разума. Примерно раз в 5-6 дней (начинала с одного раза в 2-3 месяца)  в потоке сознания – то есть «как приходит на ум» выписываю все циклы. Не выставляя приоритеты, не оценивая степень важности – просто все, что всплывает в голове. Из моих наблюдений, так как я не только сама это делаю регулярно, но и практикую этот инструмент со своими студентами на тренингах – в среднем выписывают 50-60 незавершенных циклов сразу, залпом. Потом уже притягивают «за уши». Обычно, если не поленился и выписал максимально все циклы – наступает ощущение легкости и радости. Потом – в этом приподнятом настроении уже стоит оценить этот список на предмет приоритетов, необходимости и т.д. – то есть строить планы.

Хорошо бы определиться с целью в жизни. У каждого из нас есть свои способности, таланты. У некоторых явные и различимые, например, талант рисовать или шить. А некоторым, нужно его еще обнаружить. Для чего? Наши таланты, способности, черты характера, особенности личности – это наши инструменты для реализации жизненной цели. Посмотрев на инструменты, мы точно можем обычно сказать, для чего они человеку даны. Например, талант – вдохновлять других людей, или заставлять дела идти правильно, или делать просто случайных людей одной сильной командой. Да сколько их таких «нестандартных» талантов. Определившись со своим личным замыслом – то есть тем, что движет лично вас, почему вы поступаете так,  а не иначе – хорошо бы прояснить свою цель – на ближайшие лет 20, 30… Наличие понятной и вдохновляющей цели заставляет вас быть более эффективными,  экономить время, быстрее двигаться и все успевать.  Это один из тех инструментов, о которых знают все, но применяют единицы. А ведь настоящее знание – это просто уверенное применение данных.

Могу сказать, что когда я определилась с личностным замыслом и точно сформулировала цель своей жизни – моя эффективность увеличилась в разы. Я перестала распыляться на мелочи и отвлекающие дела. А времени пожалеть себя или подепрессовать, чо все мы иногда любим – не осталось вообще.

Определите в своему кругу людей, которые «пожирают» ваше время. И сократите с ними общение до минимума. Одно дело – с любимой подругой вечерком под коньячок седьмой раз обсудить одно и тоже – по собственному желанию. Совершенно другое, когда среди рабочего дня врывается к вам телефонный звонок, или даже  визит,  который несмотря на ваши мужественные попытки минимизировать и рационализировать – нагло ворует у вас от 40 минут и более. Не включайтесь в общение, которое вам сейчас не нужно. Если вы сами не научитесь ценить свое время, то окружающие будут его использовать вместо вас.

Если цель ваша оказалась достаточно большой, и для ее достижения нужно немало потрудиться (я уверена, что это так, иначе вы бы не читали эту статью) – то рекомендую подумать какую часть своих сегодняшних обязанностей вы можете поручить другим людям (умное слово – делегировать). Если подойти к этому основательно, то окажется, что процентов 80% вашего времени уходит на дела, которые спокойно могут сделать другие. Я очень благодарна одному умному человеку, который когда-то мне сказал, что любой профессионал, личный доход которого от 5000 долларов в месяц просто обязан иметь личного помощника, а свыше 10 000 долларов – еще и личного водителя. И обосновал это с точки зрения рентабельности и экономической целесообразности. Я, кстати, в свое время не стала дожидаться этих планок по доходам  - личный ассистент появился раньше. Нужно быть готовым к тому, что первые два месяца (а может и больше) вы будете учиться «пользоваться» личным помощником. Ведь по привычке – хочется все сделать самому, да и это кажется быстрее, чем объяснять. Но толковый помощник – постарается сам забрать у вас большую часть рутины и освободить время для творчества. Я употребляю слово творчество – потому что даже написание плана продаж – это творчество, не говоря уже о бухгалтерских отчетах J

А личный водитель, особенно в большом городе поможет вам сэкономить время и нервы. Например, даже эту статью я пишу, находясь в автомобиле и направляясь на очередную встречу. Сегодня – пассажирское кресло легко превращается в мобильный офис – благо, телефонная связь, интернет, ноутбук – все под рукой. Хорошо перед встречей подумать о целях, которых вы хотите достичь во время переговоров, а не о том, куда бы в центре припарковать машину.

Еще одними, не очень оригинальными, но весьма  успешными действиями для меня являются – постоянное обучение, чтение хороших книг и общение с успешными людьми. Я стараюсь на это не просто выделять время, а прямо планировать его в своем расписании. Ведь тело мы свое не забываем подпитывать – да еще стараемся повкуснее, полезнее и питательнее. А вот про разум иногда забываем, или пичкаем его второсортными «чипсами» - новостями из интернета или телевидения, другим мусором из СМИ.  А он не меньше тела нуждается в качественной подпитке. Если при выборе книг можно воспользоваться рекомендациями друзей, при выборе обучения – отзывами тех, кто уже его прошел, а вот как выбрать людей для правильного, качественного общения? Для меня есть один хороший индикатор – у них тоже есть цель в жизни, поэтому они относятся ко времени  очень бережливо – и вряд ли потратят его на пустую болтовню. Ну и чаще всего, они тоже любят учиться и читать… А еще – у них позитивный настрой в жизни. Как-то не хочется тратить время на нытиков.

Наверное, я и остальными инструментами повышения собственной эффективности как-то пользуюсь, но раз они мне сразу не пришли в голову, то скорее всего не так часто и успешно!

Больших вам целей  и эффективности в их достижении!